El libro mayor
Cada factura que mandas, gasto que capturas, factura de proveedor que pagas y depósito que haces escribe un asiento balanceado en el libro mayor: cargos y abonos que suman lo mismo. El libro mayor es el registro; los reportes son vistas de él. Cuando un número se ve raro, aquí es donde averiguas por qué.
De Growth en adelante para el espacio de trabajo y los registros de
cuenta (reports.view). Editar el catálogo de cuentas necesita
accounting.manage. El Diario es de Professional en adelante.
Dónde está
Contabilidad → Contabilidad general es el espacio de trabajo. Ahí vive:
- Catálogo de cuentas - las cuentas, con saldos al día
- el registro de cada cuenta - todo lo que la tocó, con saldo corrido (se abre desde el catálogo)
- Diario - todos los asientos, en el orden en que se registraron
- Cierre, Cierre anual y Saldos iniciales - el trabajo de periodo
El catálogo de cuentas
Es la lista de categorías en las que se acomoda tu dinero: ingresos, gastos, activos, pasivos, capital. LawnLedger trae uno hecho para jardinería - diésel, materiales, subcontratistas, reparación de equipo, tiradero - no una plantilla genérica.
Agrega una cuenta cuando de verdad quieras ver ese número por separado. No agregues una por proveedor, por trabajo ni por cliente: los proveedores ya son proveedores y los trabajos ya son trabajos. Un catálogo de 200 cuentas es un catálogo que nadie clasifica bien.
Una cuenta con historia no se puede borrar - los movimientos pasados tienen que vivir en algún lado. Se desactiva: desaparece de la lista para escoger y conserva su historia.
Leer el registro de una cuenta
Abre cualquier cuenta desde el catálogo. Te salen todas las líneas que la tocaron, de la más vieja a la más nueva, con saldo corrido a la derecha y el saldo final en el encabezado.
El registro se pagina, y el saldo corrido sigue de una página a otra - así que el número de la página tres es el saldo real en esa línea, no un total de esa página.
Llegar al documento
Cada asiento sabe qué lo generó. Una línea que registró la factura INV-2841 te lleva a esa factura. Da clic en lugar de buscar.
También funciona al revés: facturas, facturas de proveedores, gastos y depósitos traen una tarjeta Asientos de diario con todo lo que generaron - el original, cualquier reversa y cualquier re-registro. Esa tarjeta solo aparece cuando el libro mayor nativo está activo; en modo QuickBooks el libro mayor vive en QuickBooks.
Nada se edita nunca
El libro mayor es de solo agregar. No hay editar ni borrar: una corrección es una reversa más un asiento nuevo, y los dos quedan a la vista. Es a propósito - unos libros que puedes reescribir sin que se note no son prueba de nada.
Así que un error no es algo que esconder. Reviértelo, registra el correcto, y el registro de la cuenta cuenta la historia verdadera de qué pasó y cuándo.
Anular o borrar un documento registra su reversa con la fecha del asiento que deshace, así que la corrección cae en el periodo que corrige - no en el mes en que alguien se dio cuenta. Cambiarle la fecha a un gasto hace lo mismo: el registro viejo sale del mes viejo.
Asientos manuales
No escribes asientos a mano para el trabajo normal. Facturas, pagos, gastos, facturas de proveedores y depósitos se registran solos, usando las cuentas configuradas en Configuración → Finanzas → Configuración de contabilidad.
Los asientos manuales son para lo que ningún documento cubre: depreciación, una aportación del dueño, una reclasificación. Escríbelos en Contabilidad → Contabilidad general → Diario → Nuevo asiento. No se registran hasta que los cargos igualan a los abonos; la diferencia va corriendo al pie del formulario.
Ponle una descripción que todavía tenga sentido en un año. “Reclasificación de diésel del tercer trimestre” sirve; “ajuste” no.
Cada línea puede llevar además su propia descripción (opcional): para qué es esa línea - “Diésel, cuadrilla 2”. Aparece junto a la línea en el registro de la cuenta, en el libro mayor y en las exportaciones, y la búsqueda del diario la encuentra desde tres letras.
Un asiento manual es Estándar, Ajuste o Reclasificación, nunca los dos últimos a la vez: los contadores llevan los ajustes y las reclasificaciones en listas separadas. Cada tipo tiene su filtro en el diario (Solo ajustes, Solo reclasificaciones) y su archivo en el paquete de fin de año: adjusting-entries-<año>.csv y reclass-entries-<año>.csv.
Reclasificar un movimiento
Diésel que en realidad eran materiales, una reparación que iba a equipo: el movimiento original se queda en el diario y un asiento de Reclasificación mueve el dinero a donde corresponde.
Empieza desde lo que está mal, no desde un asiento en blanco. En el registro de una cuenta marca las líneas que quieres mover (hasta 40) y usa Reclasificar, o usa Reclasificar en una línea de la página del asiento. El editor se abre ya lleno:
- Una línea por cada movimiento, que lo saca de su cuenta. La cuenta y el lado quedan fijos; el monto puede bajar para mover solo una parte. Su descripción nombra el asiento de donde viene, con un enlace Viene de JE-0123.
- Líneas para registrarlo de nuevo, con la cuenta vacía para que tú la escojas. El trabajo, el cliente y el proveedor del movimiento viajan con él, así que el costeo de trabajos y el gasto por proveedor se mueven también.
El asiento original muestra después Reclasificado por JE-0456 · <monto> bajo cada línea que se movió.
Las cuentas que se cuadran contra otra cosa no se reclasifican: bancos y tarjetas de crédito, caja, las cuentas de compensación y de fondos por depositar, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, anticipos de clientes e impuesto sobre ventas por pagar. Corrige el documento en su lugar - la factura, la factura de proveedor, la transacción bancaria.
Una reclasificación sí puede sacar dinero de una cuenta padre (o inactiva) hacia sus subcuentas, pero solo hasta dejar su saldo propio en cero, nunca más allá - ni en su fecha ni en ninguna fecha posterior. Así, una reclasificación con fecha anterior no puede tomar lo que otra posterior ya movió, y dos enviadas al mismo tiempo no pueden tomar el mismo saldo.
Una reconstrucción del libro mayor vuelve a crear todos los asientos automáticos con identificadores nuevos, así que una reclasificación escrita antes pierde el enlace al movimiento que movió (su descripción lo sigue nombrando). Si vas a reconstruir, hazlo primero.
Un periodo cerrado no acepta asientos con fecha dentro de él. Abre el periodo primero, o fecha la corrección en el periodo actual - que casi siempre es la respuesta correcta de todos modos.