El libro mayor

Cada factura que mandas, gasto que capturas, factura de proveedor que pagas y depósito que haces escribe un asiento balanceado en el libro mayor: cargos y abonos que suman lo mismo. El libro mayor es el registro; los reportes son vistas de él. Cuando un número se ve raro, aquí es donde averiguas por qué.

De Growth en adelante para el espacio de trabajo y los registros de cuenta (reports.view). Editar el catálogo de cuentas necesita accounting.manage. El Diario también es de Growth en adelante: funciona con el libro mayor nativo (nativeLedger), que viene incluido en Growth.

Dónde está

Contabilidad → Contabilidad general es el espacio de trabajo. Ahí vive:

Catálogo de cuentas - las cuentas, con saldos al día
el registro de cada cuenta - todo lo que la tocó, con saldo corrido (se abre desde el catálogo)
Diario - todos los asientos, en el orden en que se registraron
Cierre, Cierre anual y Saldos iniciales - el trabajo de periodo

El catálogo de cuentas

Es la lista de categorías en las que se acomoda tu dinero: ingresos, gastos, activos, pasivos, capital. LawnLedger trae uno hecho para jardinería - diésel, materiales, subcontratistas, reparación de equipo, tiradero - no una plantilla genérica.

Agrega una cuenta cuando de verdad quieras ver ese número por separado. No agregues una por proveedor, por trabajo ni por cliente: los proveedores ya son proveedores y los trabajos ya son trabajos. Un catálogo de 200 cuentas es un catálogo que nadie clasifica bien.

Una cuenta con historia no se puede borrar - los movimientos pasados tienen que vivir en algún lado. Se desactiva: desaparece de la lista para escoger y conserva su historia.

Leer el registro de una cuenta

Abre cualquier cuenta desde el catálogo. Te salen todas las líneas que la tocaron, de la más vieja a la más nueva, con saldo corrido a la derecha y el saldo final en el encabezado.

El registro se pagina, y el saldo corrido sigue de una página a otra - así que el número de la página tres es el saldo real en esa línea, no un total de esa página.

Los reportes de detalle

El registro de arriba es una cuenta a la vez. En Reportes → Estados financieros las mismas líneas vienen como reportes completos:

Libro mayor - el registro de cada cuenta en el período. Filtrar cuentas lo acota a las cuentas o tipos de cuenta que elijas, y las descargas CSV y de Excel llevan el mismo filtro: el archivo es la pantalla.
Detalle del estado de resultados - cada cuenta del estado de resultados como registro. Cada cuenta abre el período en cero y cierra en la cifra del propio estado; los asientos de cierre de ejercicio quedan fuera, como quedan fuera del estado de resultados. En base de efectivo, los ajustes calculados al momento se acomodan bajo los movimientos registrados de cada cuenta, así que cuadra con el estado en efectivo.
Detalle del balance general - cada cuenta de balance como registro, desde su saldo inicial hasta la cifra del balance general. Los asientos de cierre se quedan - aquí las utilidades retenidas son una cuenta con fondos - y la utilidad neta sin cerrar se imprime al final, porque las cuentas de balance solo cuadran con ella.
Diario - cada asiento del período en orden de registro con sus líneas de cargo y abono, o una fila por asiento como Lista de transacciones. Toma los filtros del explorador del diario, y los cargos y abonos del período se totalizan sobre todo el período, nunca sobre la página. De Growth en adelante (nativeLedger), como el propio diario.

Cada uno avisa cuando el límite de filas recortó la pantalla, y cada saldo final sigue siendo exacto cuando pasa: los saldos salen de los agregados del libro mayor, no de las filas en pantalla. Las descargas imprimen el registro completo.

Razones, notas y paquetes

Tres cosas se apoyan en los estados financieros sin estar dentro de ellos, y las tres leen las mismas cifras del libro mayor:

Razones financieras — un reporte del centro de reportes: márgenes, liquidez, apalancamiento, días de cobro e ingreso por trabajo terminado, cada una calculada a partir de los totales del estado que nombra, con el periodo anterior al lado. Una razón que los libros no pueden responder dice por qué en lugar de imprimir un número.
Notas — debajo de cada estado financiero, una nota que se guarda con el periodo al que se refiere y se imprime debajo del estado en el PDF y en su propia hoja en el libro de Excel. Párrafos, negritas y viñetas; nada más, y nada se interpreta nunca como HTML.
Paquetes de reportes — varios estados y reportes armados juntos como un solo PDF o libro de Excel, con portada, índice, números de página y las notas de cada periodo, a partir de una plantilla o de tus propias secciones, armados al momento o con una programación. Están en Reportes → Paquetes de reportes y son del plan Professional.

Llegar al documento

Cada asiento sabe qué lo generó. Una línea que registró la factura INV-2841 te lleva a esa factura. Da clic en lugar de buscar.

También funciona al revés: facturas, facturas de proveedores, gastos y depósitos traen una tarjeta Asientos de diario con todo lo que generaron - el original, cualquier reversa y cualquier re-registro. Esa tarjeta solo aparece cuando el libro mayor nativo está activo; en modo QuickBooks el libro mayor vive en QuickBooks.

Nada se edita nunca

El libro mayor es de solo agregar. No hay editar ni borrar: una corrección es una reversa más un asiento nuevo, y los dos quedan a la vista. Es a propósito - unos libros que puedes reescribir sin que se note no son prueba de nada.

Así que un error no es algo que esconder. Reviértelo, registra el correcto, y el registro de la cuenta cuenta la historia verdadera de qué pasó y cuándo.

Anular o borrar un documento registra su reversa con la fecha del asiento que deshace, así que la corrección cae en el periodo que corrige - no en el mes en que alguien se dio cuenta. Cambiarle la fecha a un gasto hace lo mismo: el registro viejo sale del mes viejo.

Asientos manuales

No escribes asientos a mano para el trabajo normal. Facturas, pagos, gastos, facturas de proveedores y depósitos se registran solos, usando las cuentas configuradas en Configuración → Finanzas → Configuración de contabilidad.

Los asientos manuales son para lo que ningún documento cubre: depreciación, una aportación del dueño, una reclasificación. Escríbelos en Contabilidad → Contabilidad general → Diario → Nuevo asiento. No se registran hasta que los cargos igualan a los abonos; la diferencia va corriendo al pie del formulario.

Ponle una descripción que todavía tenga sentido en un año. “Reclasificación de diésel del tercer trimestre” sirve; “ajuste” no.

Cada línea puede llevar además su propia descripción (opcional): para qué es esa línea - “Diésel, cuadrilla 2”. Aparece junto a la línea en el registro de la cuenta, en el libro mayor y en las exportaciones, y la búsqueda del diario la encuentra desde tres letras.

Para encontrar un asiento por uno de sus montos, escribe la cifra exacta en Monto de línea del diario: devuelve los asientos con una línea por exactamente ese monto. En la página del asiento, Descargar PDF guarda ese asiento - detalles, líneas, totales y los archivos adjuntos - en un PDF para entregarlo (necesita el permiso de exportar). El diario y la página del asiento dicen quién registró un asiento manual; los asientos del sistema no tienen quien los registre, porque los generó un documento.

Un asiento manual es Estándar, Ajuste o Reclasificación, nunca los dos últimos a la vez: los contadores llevan los ajustes y las reclasificaciones en listas separadas. Cada tipo tiene su filtro en el diario (Solo ajustes, Solo reclasificaciones) y su archivo en el paquete de fin de año: adjusting-entries-<año>.csv y reclass-entries-<año>.csv.

Importar asientos desde un CSV

Un contador te manda un lote de ajustes, o te cambias desde otro sistema con tu diario manual: escribirlos uno por uno es lo lento. Impórtalos en Contabilidad → Contabilidad general → Diario → Importar CSV. Descarga primero la plantilla desde el cuadro de diálogo: trae dos asientos de ejemplo.

El archivo lleva una fila por línea. Las filas con el mismo valor en Entry se registran juntas como un solo asiento. Las columnas llevan estos encabezados en inglés:

Columna		Qué lleva
Entry	Obligatoria	Cualquier etiqueta que agrupe las líneas de un asiento: `1`, `2`, `JE-07`. Solo agrupa líneas.
Date	Obligatoria	`AAAA-MM-DD` o `M/D/AAAA`, con el año de cuatro dígitos. Todas las filas de un asiento llevan la misma fecha.
Account	Obligatoria	El número de la cuenta, o su nombre exacto.
Debit	Una de las dos	Un monto positivo en dólares. Se aceptan `$` y separadores de miles.
Credit	Una de las dos	Igual. Nunca negativo ni entre paréntesis: el lado lo da la columna.
Memo	Opcional	El concepto del asiento. Gana la primera fila con algo escrito; si ninguna lo tiene, se usa la primera Line description.
Line description	Opcional	Para qué es esa línea.
Reference	Opcional	Un número de papel de trabajo, de cheque.
Type	Opcional	`Standard` o `Adjusting`. En blanco es `Standard`.

Cada fila lleva un cargo o un abono, exactamente uno de los dos. Las demás columnas del archivo se ignoran, y la vista previa las lista. No hay columnas de cliente ni de proveedor: un asiento importado no lleva esas etiquetas. Las reclasificaciones tampoco se importan, porque una reclasificación saca un movimiento concreto - empiézalas desde el registro de una cuenta.

Lo que el archivo debe cumplir:

Cada asiento cuadra: cargos igual a abonos.
Máximo 100 líneas por asiento, 200 asientos y 2,000 filas por archivo, y 1 MB.
Una fecha dentro de un periodo cerrado se rechaza.
Las cuentas deben estar activas y no tener subcuentas.

Primero haz la vista previa: lista cada problema por fila, y no se registra nada hasta que todos los asientos sean válidos, así que corrige el archivo y vuelve a previsualizar. Después registra: todos los asientos se registran juntos, o ninguno. Nunca te queda medio lote que revertir.

Registrar el mismo archivo otra vez no lo duplica. La vista previa marca como ya registrados los asientos que ya entraron.

Revertir un asiento

Un asiento manual se puede revertir: la reversión es un asiento nuevo con los signos al revés, enlazado al original. No es una edición ni un borrado; los dos quedan en el diario. Revertir abre un cuadro que te pide la fecha:

Hoy - la predeterminada. Una reversión con fecha de hoy se permite incluso dentro de un periodo cerrado: así se corrige un error en un periodo cerrado. El original se queda donde estaba y la reversión lleva la fecha de hoy.
La fecha del asiento - solo si ese día no quedó detrás del cierre del periodo.
Otra fecha - en o después del asiento y del cierre de periodo. Se permite una fecha futura.

Una reversión nunca puede llevar fecha anterior a la del asiento que revierte. Agrega un concepto si quieres; en blanco, dice “Reversión del asiento #N”.

Revertir automáticamente

Un devengo registrado el 31 normalmente se revierte el día 1. En lugar de acordarte, dile al asiento que lo haga. Al registrar un asiento de Ajuste, activa Revertir automáticamente y escoge el día; empieza en el día 1 del mes siguiente a la fecha del asiento. Ese día la reversión se registra sola, con esa fecha y el concepto “Reversión automática del asiento #N”, y queda enlazada al original como cualquier otra reversión.

Mientras llega, la página del asiento dice Se revierte automáticamente el con la fecha, y trae Cancelar reversión automática. Cancelar deja el asiento registrado. Si lo reviertes a mano antes, el programa queda cumplido. Si ese día cae en un periodo cerrado, la reversión espera y se registra cuando abras el periodo; el historial de la página del asiento anota que se saltó.

Copiar un asiento

Copiar en la página de un asiento abre el editor ya lleno: las mismas líneas, montos, descripciones, etiquetas de cliente y proveedor, concepto, referencia y tipo. Lleva la fecha de hoy y se registra como un asiento manual nuevo. Una reclasificación se copia como asiento Estándar; los adjuntos se quedan con el original; y una línea cuya cuenta ya está inactiva empieza vacía, y el editor lo avisa.

Hacer un asiento recurrente

Si vas a copiar el mismo asiento cada mes, mejor haz una programación. Hacer recurrente en la página de un asiento abre una programación nueva en la tarjeta de recurrentes del diario, ya llena con sus líneas, concepto y tipo, y mensual por omisión. Las programaciones no llevan etiquetas de cliente ni de proveedor. Pueden llevar una referencia, que se estampa en cada asiento que registran.

Quién registró qué

La página del asiento tiene una tarjeta de historial que cuenta su recorrido en orden: registrado; revertido, y por cuál asiento; una reversión automática programada, cancelada, registrada o saltada por un periodo cerrado; adjuntos agregados y quitados; y reclasificado por cuál asiento. Cuando un contador pregunta “quién tocó esto y cuándo”, es esa tarjeta.

Reclasificar un movimiento

Diésel que en realidad eran materiales, una reparación que iba a equipo: el movimiento original se queda en el diario y un asiento de Reclasificación mueve el dinero a donde corresponde.

Empieza desde lo que está mal, no desde un asiento en blanco. En el registro de una cuenta marca las líneas que quieres mover (hasta 40) y usa Reclasificar, o usa Reclasificar en una línea de la página del asiento. El editor se abre ya lleno:

Una línea por cada movimiento, que lo saca de su cuenta. La cuenta y el lado quedan fijos; el monto puede bajar para mover solo una parte. Su descripción nombra el asiento de donde viene, con un enlace Viene de JE-0123.
Líneas para registrarlo de nuevo, con la cuenta vacía para que tú la escojas. El cliente y el proveedor del movimiento viajan con él, así que el gasto por proveedor se mueve también.

El asiento original muestra después Reclasificado por JE-0456 · <monto> bajo cada línea que se movió.

Las cuentas que se cuadran contra otra cosa no se reclasifican: bancos y tarjetas de crédito, caja, las cuentas de compensación y de fondos por depositar, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, anticipos de clientes e impuesto sobre ventas por pagar. Corrige el documento en su lugar - la factura, la factura de proveedor, la transacción bancaria.

Una reclasificación sí puede sacar dinero de una cuenta padre (o inactiva) hacia sus subcuentas, pero solo hasta dejar su saldo propio en cero, nunca más allá - ni en su fecha ni en ninguna fecha posterior. Así, una reclasificación con fecha anterior no puede tomar lo que otra posterior ya movió, y dos enviadas al mismo tiempo no pueden tomar el mismo saldo.

Una reconstrucción del libro mayor vuelve a crear todos los asientos automáticos con identificadores nuevos, así que una reclasificación escrita antes pierde el enlace al movimiento que movió (su descripción lo sigue nombrando). Si vas a reconstruir, hazlo primero.

Un periodo cerrado no acepta asientos con fecha dentro de él. Abre el periodo primero, o fecha la corrección en el periodo actual - que casi siempre es la respuesta correcta de todos modos.