Cuentas por pagar
Todo el dinero que sale: a quién le debes, cuánto, desde cuándo, y qué ya pagaste.
De Professional en adelante.
Un gasto no es una factura de proveedor
Vale la pena tenerlo claro desde el principio, porque decide dónde capturas cada cosa:
- Un gasto (Contabilidad → Gastos) es dinero que ya salió. Lo pagaste con la tarjeta en la gasolinera.
- Una factura de proveedor (Cuentas por pagar → Facturas de proveedores) es una promesa de pagar después. Llegó la factura del vivero a 30 días y se queda en tus libros hasta que la pagues.
Si capturas como gasto algo que todavía no pagas, tus libros dicen que ya salió el dinero cuando sigue en tu cuenta.
Proveedores
Cuentas por pagar → Proveedores. Da de alta a quien le compras, con sus datos y sus condiciones de pago. Cada proveedor te muestra su saldo: lo que le debes ahorita, sumado.
La pestaña Actividad del proveedor junta todo en una sola línea de tiempo: sus facturas, órdenes de compra, gastos, pagos y los movimientos bancarios vinculados a él que ningún documento muestra ya.
Un proveedor nuevo también se puede dar de alta desde una transacción bancaria, sin salir de Banca: en la línea Pagado a escribe el nombre y elige Crear proveedor “…”, o usa Nuevo proveedor. Queda vinculado a la transacción en el momento.
Capturar lo que debes
Cuentas por pagar → Facturas de proveedores → Nueva factura de proveedor. Escoge el proveedor, la fecha, el vencimiento y las cuentas contra las que va. Súbele el PDF del proveedor.
El vencimiento es lo que mueve todo lo demás: la tira de próximas a vencer, las alertas de vencidas y los rangos de antigüedad.
Aprobar y pagar
Las facturas de proveedores capturadas pasan por aprobación antes de pagarse, cuando tu negocio lo necesita. Después arma una Corrida de pagos: escoges cuáles pagar, LawnLedger las junta por proveedor y te deja imprimir cheques en papel estándar de tres por hoja, o registrar un pago que ya hiciste por fuera.
Puedes fechar la corrida a futuro: los pagos se quedan programados y se registran solos esa mañana.
Antigüedad de saldos
Cuentas por pagar → Antigüedad reparte lo que debes según qué tan atrasado está: al corriente, 1-30, 31-60, 61-90 y 90+. Es la vista para contestar “¿a quién le tengo que pagar esta semana?” sin abrir proveedor por proveedor.
Órdenes de compra
Órdenes de compra es lo de antes de la factura: lo que pediste y todavía no llega. Cuando llega con su factura, la orden se convierte en factura de proveedor sin capturarla de nuevo.