Efectivo o devengado
Tu base contable decide cuándo cuenta un peso: el día en que lo ganaste, o el día en que cayó. Es una sola configuración, aplica a todo tu negocio, y define en silencio lo que te dicen casi todos los reportes de Contabilidad.
De Growth en adelante para leer los estados financieros. La configuración
está en Configuración → Finanzas → Configuración de contabilidad y necesita el permiso
accounting.manage. Las cuentas nuevas empiezan en devengado.
La diferencia, con un solo trabajo
Un trabajo facturado a fin de agosto, pagado a principios de septiembre, con una factura de diésel encima. Los mismos hechos, dos respuestas:
| Qué pasa | Devengado | Efectivo |
|---|---|---|
| Mandas una factura de $4,800 el 28 de agosto | Ingreso en agosto | Todavía nada |
| El cliente paga el 4 de septiembre | Nada más | Ingreso en septiembre |
| Llega una factura de diésel de $600 el 30 de agosto | Gasto en agosto | Todavía nada |
| Pagas esa factura el 9 de septiembre | Nada más | Gasto en septiembre |
Ninguna columna es más correcta que la otra. Devengado te dice lo que el mes ganó; efectivo te dice lo que el mes cobró. Un negocio de jardinería por temporadas normalmente quiere el primero para dirigir el negocio y el segundo para sobrevivir febrero.
Qué reportes la siguen
Cuatro estados se generan según la base en la que estés:
- Estado de resultados
- Balanza de comprobación
- Balance general
- Capital contable
Tres a propósito no:
- El estado de flujo de efectivo siempre es devengado. Se arma por el método indirecto, que parte de la utilidad devengada y la ajusta; sobre base efectivo se degrada a una lista de ceros.
- El libro mayor y los asientos son el registro devengado en sí. Muestran lo que se registró, que es justo aquello a lo que se le aplica una base.
Lo demás en Reportes - antigüedad de saldos, trabajos, cuadrillas - es operativo y no lleva base, porque ahí una etiqueta de base confundiría en lugar de ayudar.
Cambiarla
El cambio está en Configuración → Finanzas → Configuración de contabilidad. Aplica de inmediato a todos los estados que la respetan.
Cambiarla cambia lo que tus reportes ya te habían dicho. No mueve ningún asiento - el libro mayor es de solo agregar, y la base se aplica al armar el estado - pero la utilidad del mes pasado se va a leer distinta en cuanto cambies. Hazlo antes de declarar, no después, y avísale a quien te lleva los impuestos.
Si sincronizas con QuickBooks
Cuando QuickBooks lleva tus libros, tu base predeterminada es la que usan los reportes de tu empresa en QuickBooks: el método contable en Configuración → Cuenta y configuración → Avanzado → Contabilidad de QuickBooks. LawnLedger la lee al conectarte y la revisa cada seis horas, así que un cambio allá llega a todos los reportes de aquí en una sincronización. No hay un interruptor aparte en LawnLedger.
Aplica en todo lo que usa una base: los estados que LawnLedger lee de QuickBooks, sus exportaciones, los reportes programados por correo y los indicadores del inicio de Reportes. El selector de cada reporte te sigue dejando ver la otra base. Aquí el libro mayor también la sigue, porque QuickBooks imprime su registro en cualquiera de las dos bases.
Si después activas la contabilidad nativa, la base que tenías queda como tu punto de partida, y desde entonces la cambias tú en la configuración de contabilidad.