Portal del cliente
El portal es el lado del cliente: sus facturas, cotizaciones, contratos e historial de visitas, más una forma de pagar y de mandarte mensajes. Es la respuesta a “¿me puedes reenviar esa factura?” - por tercera vez.
Es una entrada aparte. Los clientes entran en su propia dirección y solo ven lo suyo. Del portal no hay camino hacia tu operación.
Dos formas de entrar
Un enlace en el correo del documento. Cada factura, cotización y contrato que mandas lleva uno. Abre el portal de ese cliente sin contraseña - lo más rápido para quien nada más quiere pagar.
Una cuenta con contraseña. El cliente elige una contraseña y entra en la dirección de tu portal. Mejor para cuentas comerciales y para quien revisa seguido. La invitación se manda desde la página del cliente.
La mayoría de los clientes de casa nunca se registran, y está bien. El enlace del correo hace todo lo que necesitan.
Lo que ven
- Resumen - saldo pendiente con botón de pago, mensajes sin leer, sus propiedades y la próxima visita
- Cotizaciones - revisar y aprobar o rechazar
- Facturas - historial, detalle, PDF y pago en línea
- Contratos - leer y firmar
- Trabajos - historial de visitas, y trabajo por venir si tú lo permites
- Mensajes - un hilo directo contigo
- Solicitudes - para pedir trabajo extra
- Estado de cuenta - el saldo desglosado
Los clientes nunca ven tus costos, tus márgenes, otros clientes, quién de la cuadrilla fue, tus notas internas, ni nada de tu contabilidad.
Pedir cambio de fecha o cancelar una visita
En una visita próxima que el portal muestra, el cliente puede pulsar Pedir cambio de fecha (elige un día nuevo y, si quiere, una franja de llegada) o Cancelar esta visita. No cambia nada por sí solo: la solicitud llega a Service Requests marcada Quiere cambiar la fecha o Quiere cancelar, y al cliente se le dice que tú confirmarás. Una solicitud a la vez por visita.
Ábrela y pulsa Aprobar y mover la visita o Aprobar y cancelar la visita. Aprobar hace lo pedido - la visita se mueve (se avisa a la cuadrilla, se fija la franja de llegada) o se cancela -, cierra la solicitud y le escribe al cliente cómo queda. Si el día o la franja que pidió está lleno según tus límites de reserva, te pregunta antes de moverla de todos modos. Rechazar envía el aviso de rechazo de siempre.
En Configuración → Conectar → Portal del cliente → Solicitudes de cambio y cancelación puedes apagarlo o cambiar cuántas horas antes de una visita el portal deja de aceptar cambios (24 por defecto; después le dice al cliente que te llame). Solo aplica a las visitas que el portal ya muestra - mira el interruptor de abajo.
Lo que queda privado
En Configuración → Conectar → Portal del cliente hay un solo interruptor: Mostrar los trabajos recurrentes próximos en el portal. Las reglas son más específicas de lo que parece:
- Los trabajos ya completados siempre se ven, pongas lo que pongas.
- Los trabajos sueltos de una sola vez nunca se ven, pongas lo que pongas.
- El interruptor solo controla el trabajo recurrente por venir - cortes semanales, contratos de temporada.
Déjalo apagado si tu horario se mueve. Un cliente que lee “martes” en el portal te va a esperar el martes, y a la lluvia no le importa tu portal.
Pagos en línea
Requiere Stripe conectado. Sin eso, el portal sigue mostrando las facturas - el cliente nada más te paga de otra forma.
El cliente abre la factura, la revisa, puede agregar propina, y paga con tarjeta o transferencia bancaria (ACH). El cobro lo procesa Stripe. La factura se actualiza sola y a ti te llega el aviso.
Problemas
“Este enlace del portal de cliente es inválido o ha expirado.” Los enlaces de documentos son por cliente y tienen fecha de vencimiento. Manda un documento nuevo, o invítalo a registrarse.
No ve una factura que sí mandaste. Revisa que de verdad se haya enviado y no quedado en borrador. Los borradores no aparecen.
El registro le da error. El correo tiene que ser exactamente el mismo que está en su ficha de cliente.