Sincronizar con QuickBooks

Si tu contador trabaja en QuickBooks, no tienes que moverlo. LawnLedger manda clientes, facturas, pagos y servicios para allá: el trabajo se hace aquí y los libros se quedan allá.

Plan Growth en adelante. Lo conecta un Propietario o un Administrador. Cualquiera cuyo rol pueda ver contabilidad puede leer qué se sincronizó y qué difiere; quien pueda administrar contabilidad puede correr, pausar y aprobar una sincronización programada.

La sincronización con QuickBooks y los libros propios de LawnLedger son excluyentes. Tener los dos sería dos juegos de números sin forma de decir cuál es el bueno, así que LawnLedger te pide escoger. Escoge el que tu contador abre de verdad.

Conectar

Abre Integraciones

Configuración → Conectar → Integraciones.

Conecta QuickBooks

Presiona Conectar en la tarjeta de QuickBooks. Te manda a Intuit a iniciar sesión y autorizar, y te regresa.

Revisa tu catálogo de cuentas y tus servicios

Al conectar, LawnLedger copia tu catálogo de cuentas de QuickBooks. En Catálogo de cuentas, dentro de la tarjeta, define las cuentas por defecto - la que usa un registro enviado cuando no nombra ninguna - y dile a LawnLedger a qué artículo de QuickBooks corresponde cada servicio. Hazlo antes de la primera sincronización; arreglarlo después cuesta más.

Qué se sincroniza

Clientes - se crean en QuickBooks cuando no existen allá. Desactivar un cliente o una ubicación aquí lo deja inactivo también en QuickBooks, y reactivarlo lo regresa - salvo mientras QuickBooks le muestre un saldo (abajo).
Facturas - con sus partidas.
Pagos - aplicados contra la factura que corresponde.
Servicios - ligados a tu catálogo.
Catálogo de cuentas - copiado de QuickBooks y actualizado cuando cambia.
Estados financieros - la balanza, el balance general, el estado de resultados, el flujo de efectivo y el libro mayor en Reportes vienen de QuickBooks, marcados Desde QuickBooks.

Cuándo se mandan los cambios

Enviar cambios automáticamente, en Configuración dentro de la tarjeta, decide si LawnLedger manda los cambios solo.

Encendido - lo que creas y editas llega a QuickBooks en segundos, incluidas las ediciones a una factura, cotización o gasto que ya mandaste. Las facturas de proveedor son la excepción: van cuando sincronizas.
Apagado - no se manda nada hasta que lo pidas. La tarjeta dice cuántos cambios esperan, y salen cuando presionas Sincronizar todo o cuando vuelves a encender el envío automático. Antes de mandarlos, LawnLedger te dice cuántos son y pregunta.

La sincronización programada es aparte: con el envío automático encendido manda lo que faltó; apagado, manda todo lo que esperaba.

Un cliente con saldo se queda activo en QuickBooks

Si a QuickBooks le pides desactivar un cliente que muestra saldo, hace un ajuste y marca las facturas abiertas como pagadas - y volverlo a activar no lo deshace. Por eso LawnLedger no se lo pide. Desactivar (o borrar) aquí un cliente o una ubicación con saldo en QuickBooks lo deja activo allá, marca el registro como Retenido: QuickBooks muestra un saldo en Diferencias, y lo vuelve a intentar en cada sincronización hasta que el saldo desaparezca. Liquida o cancela el saldo en QuickBooks y la siguiente sincronización termina el trabajo.

Sincronización programada

Se configura una vez y los dos sistemas se concilian con horario, con un reporte de qué pasó y en qué siguen sin cuadrar. Todo vive en la tarjeta de QuickBooks, en cuatro pestañas - Sincronizar, Diferencias, Historial y Configuración - con una línea arriba que siempre dice cuándo es la siguiente, o por qué está en pausa.

Configurar el horario

En Configuración dentro de la tarjeta, un Propietario o Administrador define:

Cada cuánto - cada día, cada semana en un día, o cada mes en un día del 1 al 28 - y la hora, en el reloj de tu negocio.
Dirección - solo hacia QuickBooks, solo desde QuickBooks, o en los dos sentidos. En los dos sentidos primero trae, así que un cambio hecho en QuickBooks se nota antes de que algo pudiera pisarlo.
Traer registros nuevos de QuickBooks - apagado de fábrica. Encendido, cada sincronización crea aquí lo que QuickBooks tiene y LawnLedger no: clientes, ubicaciones, servicios, proveedores, facturas, cotizaciones, pagos, gastos, facturas de proveedor, sus pagos y recibos de venta. Solo lo que no necesita una decisión; un cliente cuyo nombre en QuickBooks es una dirección, o uno que parece un registro que ya tienes, se lista para que lo acomodes desde el asistente de importación. Cada importación se puede deshacer desde el asistente, como cualquier otra.
Preguntar antes de enviar más de / de traer más de - los límites arriba de los cuales la sincronización espera tu aprobación en vez de seguir. 250 enviados y 100 traídos si no los cambias.
Enviar el reporte por correo - después de cada sincronización, solo cuando algo necesita atención, o nunca - y si va el PDF, el libro de Excel, o los dos.
Quién recibe el reporte - de tu propio equipo. Se puede escoger a propietarios, administradores y a quien su rol le permita ver contabilidad; los demás aparecen en gris con el motivo. Nadie de fuera y ninguna dirección escrita a mano.

La sincronización programada manda los cambios esté o no encendido el envío automático.

Qué hace una sincronización

En orden: revisa que todavía pueda (el plan, la conexión, la empresa), actualiza el catálogo de cuentas copiado, trae lo que cambió en QuickBooks, manda lo que espera aquí, compara los dos libros, trae registros nuevos si lo pediste, y reporta.

Cada paso tiene su seguro:

Más que el límite - la sincronización se detiene y espera. La tarjeta lo dice y Revisar muestra la cuenta; Aprobar sigue, Saltar este paso termina lo demás, Cancelar la sincronización la termina. Una aprobación que nadie da vence en un día, o una hora antes de la siguiente sincronización, lo que llegue primero, y el paso se salta.
La primera sincronización es la base. Todo lo que ya difería se lista como abierto, no como nuevo; no hay alerta y no se trae nada nuevo. Los registros que LawnLedger nunca ha mandado esperan a la segunda, así que la primera no puede duplicar registros que la comparación todavía no ha visto.
Un registro que parece duplicado - uno que LawnLedger nunca mandó y que coincide con uno que solo está en QuickBooks - se retiene y se lista para revisión en lugar de mandarse.
QuickBooks no responde - la sincronización espera y reintenta; no cuenta como falla.
Alguien está trabajando - una sincronización nunca corre encima de una importación, un deshacer o un análisis en curso. Los espera, hasta dos horas.
Tres fallas seguidas pausan el horario y lo dicen. Una conexión perdida, un plan que ya no incluye QuickBooks o una empresa distinta conectada también lo pausan, cada una con su motivo en la tarjeta. Reconectar la misma empresa lo reanuda.
Una hora perdida - si el servicio estuvo caído a la hora programada, se registra una entrada saltada y corre la siguiente. Nunca hay una tormenta de alcance.

Ejecutar ahora, en la pestaña Sincronizar, arranca una sincronización con el horario tal como está, a lo más una cada diez minutos.

El reporte

Cada sincronización deja un reporte en Historial: qué se envió, se trajo y se creó, por tipo; las diferencias que encontró y resolvió; y los totales de control - facturas abiertas y facturas de proveedor abiertas, LawnLedger contra QuickBooks, con la brecha dividida en registros que no cuadran, registros que solo tiene QuickBooks y registros que solo tiene LawnLedger. Ver lo abre; Descargar PDF y Descargar Excel lo guardan. El correo lleva las cuentas y una liga; los nombres y las cifras se quedan en la app.

Una sincronización que necesita a una persona - falló, pausó el horario, espera aprobación, encontró una diferencia nueva que pide acción, o el reporte no le llegó a nadie - deja un aviso en la campana.

Diferencias

La pestaña Diferencias es un registro corrido de en qué no cuadran los dos libros, al día con cada sincronización: una diferencia se abre cuando una sincronización la ve por primera vez, se actualiza cuando cambia, se resuelve cuando ya no la ve y se reabre si vuelve. Cada renglón nombra el registro, qué clase de diferencia es, los dos valores, si necesita atención y desde cuándo está abierta.

Diferencia	Qué significa
Solo en QuickBooks	QuickBooks lo tiene y LawnLedger no. No traer marca uno que prefieres dejar allá - borrado aquí a propósito, por ejemplo - para que quede fuera de las importaciones y de la cuenta de atención. Se puede revertir.
Solo en LawnLedger	Emitido aquí y todavía no está en QuickBooks.
Los detalles difieren / Los totales difieren	Ligados, y las dos copias no cuadran. Una diferencia que es solo el impuesto se anota, no se marca: QuickBooks lo calcula.
No llegó a QuickBooks	El último envío falló, o una entrega se dio por vencida.
Cambió en QuickBooks	Un registro que QuickBooks controla se editó allá; el cambio viene en camino.
Se conservó el valor de LawnLedger	Una importación ligó un cliente, ubicación, servicio o proveedor que aquí tenía valores distintos. LawnLedger conservó los suyos y la siguiente sincronización los manda a QuickBooks.
Eliminado en QuickBooks	Borrado, fusionado o cancelado allá.

La búsqueda encuentra registros por número de documento, id de QuickBooks o número de cliente. Los nombres de los clientes se guardan cifrados, así que buscar por nombre no llega a ellos.

Lo que más falla

Un cliente se sincronizó dos veces. Casi siempre son dos registros que difieren poco (“Roberto Pérez” y “Beto Pérez”). Fusiónalos en QuickBooks; la liga lo sigue.

Una factura no se sincroniza. Lo más común es un servicio sin ligar o una cuenta de ingresos sin definir. El historial nombra el registro y el motivo.

La conexión venció. Los permisos de Intuit vencen y hay que renovarlos de vez en cuando. Reconecta desde Configuración → Conectar → Integraciones. La sincronización programada se pausa mientras la conexión esté caída y se reanuda al reconectar la misma empresa.

La sincronización programada espera aprobación. Encontró más que enviar o traer que el límite que pusiste. Abre la tarjeta de QuickBooks, presiona Revisar, y aprueba, salta el paso o cancela. Si nadie decide, el paso se salta después de un día.

“Las sincronizaciones programadas aún no están activadas en esta plataforma”. Se activan para toda la plataforma. Mientras tanto la tarjeta muestra esa línea y no se crea ninguna sincronización; tu horario se conserva.