Activos fijos

Un activo fijo es algo que el negocio posee y usa por años: una camioneta, una podadora zero-turn, un remolque, un minicargador. Su costo no pega en el estado de resultados el mes en que lo compras. Se queda en el balance general y va saliendo un poco cada mes como depreciación, para que cada año cargue con su parte del desgaste. El registro lleva ese calendario y lo asienta por ti.

Configurar las cuentas

El registro asienta en cuatro cuentas: la cuenta del activo donde queda el costo, su depreciación acumulada (una cuenta contra que se resta en el balance), el gasto por depreciación y una cuenta de ganancia o pérdida en baja. La primera vez que abres el registro, una tarjeta ofrece configurarlas: un clic crea las que le falten a tu catálogo (1500 Equipo y vehículos, 1590 Depreciación acumulada, 6700 Gasto por depreciación, 4950 Ganancia o pérdida en baja de activos) y apunta el registro a ellas. Si tu catálogo ya tiene cuentas que sirven, elígelas en Contabilidad → Contabilidad general → Catálogo de cuentas, en las cuentas predeterminadas.

Cada activo lleva sus propias tres cuentas, prellenadas desde esas predeterminadas, así que una segunda cuenta de activo para vehículos está a un clic.

Registrar un activo

Nuevo activo pide:

• Nombre y, si llevas tu flota en LawnLedger, el registro de equipo al que pertenece. Abrir el registro desde un equipo prellena el nombre, el costo y la fecha de compra.
• Costo, valor de rescate (lo que valdrá cuando termines de usarlo; cero está bien) y la fecha de puesta en servicio. La depreciación empieza en el mes en que el activo entra en servicio, sea cual sea el día.
• Método: línea recta (el mismo cargo cada mes) o saldo decreciente al 150% o 200% (cargos mayores al inicio, cambiando a línea recta cuando esta da más). Vida en meses; 36, 60, 84 y 120 son las comunes.
• Adquirido antes de estos libros: para un activo que ya tenías al empezar aquí, la depreciación ya tomada y el primer mes que estos libros deben asentar.
• Si asentar la compra ahora. Encendido, el registro carga la cuenta del activo y abona de donde salió el dinero: una cuenta de banco o tarjeta, un préstamo, o capital si lo aportó el dueño. Apagado (“ya está en los libros”) registra el activo sin asentar nada, para un costo que ya llegó a la cuenta del activo por un gasto, una factura de proveedor o un saldo inicial.

El panel de la derecha muestra el primer año del calendario mientras capturas, con la misma aritmética con la que asientan los libros.

Desde un gasto

Cuando una compra se capturó como un gasto contabilizado a una cuenta de activo fijo, el gasto ya llevó el costo a los libros. Abre ese gasto y haz clic en Registrar como activo fijo debajo de su cuenta: el registro se abre con el costo, el día de la compra y la cuenta ya llenos, con el interruptor de la compra apagado y bloqueado, para que nada se asiente dos veces. Una vez guardado el activo, el gasto dice en qué activo se convirtió, y un segundo activo del mismo gasto se rechaza.

Cómo se calcula la depreciación

Todos los métodos usan la convención de mes completo: el mes de puesta en servicio cuenta completo y el mes de la baja no cuenta.

• Línea recta reparte el costo menos el rescate (menos la depreciación ya tomada) en partes iguales a lo largo de la vida. Los centavos que no dividen caen en el último mes, así que el calendario termina exactamente en el rescate.
• Saldo decreciente carga cada mes una fracción fija de lo que queda, el 150% o el 200% de la tasa de línea recta, y cambia a línea recta sobre el saldo restante en el mes en que esta da más, para que el activo llegue al rescate al final de su vida y nunca baje de él.

Un cargo se asienta al cierre del mes, una vez terminado: un asiento del sistema que carga el gasto por depreciación y abona la depreciación acumulada, con fecha del último día del mes. Los asienta el programador; tú nunca capturas uno. Cada mes asentado enlaza a su asiento desde la página del activo.

Cuando un mes está cerrado

Si el mes al que pertenece un cargo ya quedó detrás del cierre de periodo, el registro no lo omite ni asienta dentro del mes cerrado. Asienta el cargo el primer día abierto después del cierre, con un memo que nombra el mes que cubre, y marca el mes como Regularizado en el calendario. Si ese día todavía no llega, el activo espera.

Cambiar un activo

La vida, el rescate y el método pueden cambiar en cualquier momento; el cambio aplica desde el siguiente mes sin asentar. Los meses ya asentados quedan como estaban y el resto se vuelve a repartir.

Una vez que algo se depreció, el costo, la fecha de puesta en servicio, las cifras iniciales y la compra quedan congelados: decidieron los meses que ya están en los libros. Antes de eso todos pueden cambiar, y una compra asentada se revierte en su propia fecha y se asienta de nuevo.

Un activo que nada ha depreciado se puede eliminar. Después de eso, dalo de baja.

Dar de baja un activo

Dar de baja en la página del activo pide la fecha, lo que recibiste y dónde llegó, y qué cuenta toma la ganancia o pérdida. El registro primero asienta los meses que faltaban hasta el mes anterior a la baja y luego asienta un solo movimiento que saca el costo y su depreciación acumulada contra el producto de la venta; la diferencia cae en la cuenta de ganancia o pérdida. El diálogo muestra el valor en libros y la ganancia o pérdida antes de confirmar.

Un activo dado de baja sigue en el registro con su baja, y su registro de equipo lo dice.

El reporte y el balance general

Reportes → Registro de activos fijos lista cada activo en los libros a una fecha: costo, depreciación acumulada, valor en libros y el cargo del mes, con las bajas del año calendario y su ganancia o pérdida, y los meses de un activo a pedido. Se descarga en PDF, Excel o CSV. La depreciación acumulada cuenta los asientos con fecha hasta ese día, así que el registro cuadra con el balance general a esa fecha.

En el balance general, las cuentas de activo aparecen bajo Activo fijo, netas de la depreciación acumulada; el gasto por depreciación aparece en el estado de resultados. En el estado de flujo de efectivo, la depreciación es un cargo que no mueve efectivo: se suma de regreso a la utilidad neta en las actividades de operación, y la sección de inversión lleva solo las compras y las bajas. Los asientos del registro aparecen en el Diario como cualquier asiento del sistema y enlazan de regreso al activo.

El registro también es una sección que un paquete de reportes puede llevar (la plantilla de cierre de año ligero lo incluye al cierre), un archivo del paquete de fin de año (fixed-assets-<año>.csv y .pdf, cuando la organización lleva algún activo) y un reporte que puedes programar como cualquier estado: a la fecha del envío, en PDF, Excel o CSV.

El cierre

La lista de cierre mensual tiene una fila Depreciación contabilizada: se pone en rojo mientras un activo en uso aún deba un mes hasta el periodo que se cierra, y abre el registro para que veas cuál. Es una fila que detiene el cierre: el mes no se bloquea hasta que todos los activos estén al día.