Tu primera factura
La factura es cómo cobras. Sale por correo con un enlace desde el que el cliente paga, se cobra sola con recordatorios si la dejas, y cada pago cae en tu contabilidad sin una segunda captura.
La mayoría de las primeras facturas vienen de una cotización aceptada: ábrela y pulsa Convertir a factura. Esta página cubre la factura desde cero y lo que pasa después de mandarla.
Crearla
Facturas → Nueva factura
Pulsa Facturas en el menú y luego Nueva factura. Es el mismo estudio que las cotizaciones, con Factura escogida en el selector de tipo.
Cliente, partidas, vencimiento
Escoge el cliente y agrega las partidas, igual que en una cotización. La Fecha de vencimiento sale de tu Plazo de pago en Configuración → Empresa → General, pestaña Predeterminados, y la puedes cambiar solo en esta factura.
Revisar y enviar
El diálogo muestra lo que va a salir. Si Stripe está conectado, dice que lleva Enlace de pago en línea con tarjeta y transferencia. Enviar ahora la manda y el estado pasa de Borrador a Enviada.
¿Todavía sin Stripe? La factura se manda igual. El cliente te paga de otra forma y tú lo registras a mano, abajo. Cobrar en línea toma cinco minutos y conviene hacerlo antes de la segunda factura.
Cuando el cliente paga
En línea. Abre el enlace, paga con tarjeta o transferencia bancaria, y la factura se marca Pagada sola. Te llega una notificación; el pago aparece en la sección de pagos de la factura. Las transferencias tardan de tres a cinco días hábiles en liquidarse y mientras aparecen en proceso.
Efectivo, cheque o una transferencia fuera de la app. Abre la factura y pulsa Registrar pago: monto, fecha, método, y Depositar en, la cuenta a la que entró. Un pago corto deja la factura Parcialmente Pagada. Marcar como pagada es el atajo cuando llegó todo el saldo de una vez.
Copiar enlace de pago en la factura te da el mismo enlace para mandarlo por texto.
Los estados
Borrador, Enviada, Vista, Parcialmente Pagada, Pagada, Vencida, Anulada e Incobrable. Vencida pasa sola el día después del vencimiento. Anulada cancela una factura que salió por error; Incobrable da por perdido un saldo que no vas a cobrar.
Recordatorios
Hay dos automatizaciones desde el primer día, apagadas: un recordatorio a los 7 días de vencida y otro a los 30. Actívalas en Configuración → Operaciones → Flujos de trabajo y las facturas vencidas se cobran solas. Una tercera crea la factura en cuanto la cuadrilla termina un trabajo.
Consejos
- Factura desde el trabajo, no de memoria. Un trabajo completado lleva sus partidas, notas y fotos a la factura.
- Junta el fin de mes. Selecciona varios trabajos o clientes y manda las facturas de una vez.
- Los anticipos son su propia factura. Una cotización con anticipo crea una factura de anticipo al aceptarse, y la factura final lo descuenta.
Problemas
El cliente dice que no hay botón para pagar. El pago en línea solo aparece cuando Stripe está conectado y los cargos activados. Revisa Configuración → Conectar → Integraciones.
Registré un pago en la factura equivocada. Abre el pago en esa factura y bórralo; luego regístralo en la correcta.