Tu primera cotización
La cotización es el presupuesto. El cliente la recibe por correo, la aprueba desde su portal, y la cotización aceptada se vuelve factura con un clic. Nada se teclea dos veces.
Necesitas un cliente con correo, y es mucho más rápido con servicios en tu catálogo para que los precios se llenen solos.
Crearla
Cotizaciones → Nueva cotización
Pulsa Cotizaciones en el menú y luego Nueva cotización. Se abre el estudio de facturación: las partidas en medio, la vista previa a la derecha, y a un lado una lista de lo que falta.
Escoge cliente y propiedad
Con el cliente vienen su propiedad, su plazo de pago y su tasa de impuesto.
Agrega las partidas
Escribe en una línea para buscar en tu catálogo. Escoge un servicio y se llenan precio, unidad e impuesto. Enter empieza la siguiente línea. La línea de detalle debajo de cada partida es lo que el cliente lee: “Corte, orilla, soplado de banquetas, pasto embolsado”.
Lee la lista de la derecha
Te dice qué falta antes de poder mandar: cliente, partidas con precio, correo en el cliente. Debajo dice en palabras qué va a pasar cuando pulses enviar. Léelo una vez.
Revisar y enviar
El diálogo muestra el destinatario, el asunto y el mensaje, y las opciones: Firma electrónica, Adjuntar PDF, Recordatorios automáticos, Programar para después. Enviar ahora la manda. Pasa de Borrador a Enviada.
¿No la vas a mandar todavía? Cierra el estudio. Queda guardada como Borrador en la lista hasta que regreses.
Lo que hace el cliente
El correo trae un enlace. Abre la cotización, la lee y pulsa Aprobar cotización o Rechazar. Si pediste firma, firma ahí mismo; si pides anticipo, aprobar lo cobra. Te llega una notificación en cualquiera de los dos casos.
Los estados
| Estado | Significa |
|---|---|
| Borrador | Guardada, no enviada. |
| Enviada | Por correo; esperando al cliente. |
| Vista | La abrió. |
| Aceptada | Aprobada. Lista para convertir. |
| Rechazada | Dijo que no. |
| Vencida | Pasó su fecha Válida hasta, que sale de Configuración → Empresa → General, pestaña Predeterminados. |
| Convertida | Ya es factura. |
Convertirla en factura
Abre la cotización aceptada y pulsa Convertir a factura. Las partidas y el impuesto pasan solos; tú pones la fecha de vencimiento. O pulsa Nuevo trabajo para ponerlo primero en el calendario y facturar cuando esté hecho. Mira Tu primer trabajo.
Consejos
- Manda un seguimiento, no una copia. Enviar seguimiento en una cotización enviada recuerda sin crear otra.
- Tres precios venden más que uno. El estudio arma hasta tres niveles en una cotización; el cliente escoge, y la conversión usa el que escogió.
- Cambia el idioma de la vista previa antes de mandarla a un cliente que habla inglés y lee lo que él va a leer.
Problemas
Enviar está apagado. Algo en la lista está en rojo: casi siempre falta el correo del cliente o una partida con precio.
El cliente dice que el enlace venció. Una cotización deja de poder aprobarse al pasar su fecha de validez. Reemitir manda un enlace nuevo.