Presupuestos por cuenta
Un presupuesto es un plan para el estado de resultados: un monto por cuenta y por mes, para un año fiscal. Lo armas en una cuadrícula tipo hoja de cálculo, y el reporte Presupuesto vs. reales lo pone junto a lo que realmente se registró.
Los presupuestos están en Contabilidad → Contabilidad general → Presupuestos y son de
Professional en adelante (budgets). Verlos necesita el permiso budgets.view;
editarlos, accounting.manage; borrar uno requiere ser propietario o
administrador; las descargas necesitan reports.export.
Crear uno
Nuevo presupuesto pide un nombre, el año fiscal y de dónde partir:
- Una hoja en blanco - todas las celdas vacías.
- Los reales de un año - lo registrado el año pasado, en la base devengada o de efectivo que elijas, con un ajuste porcentual opcional (+10 sube cada monto un 10%) y redondeo a pesos enteros o a centenas.
- Otro presupuesto - una copia, con las mismas opciones de ajuste y redondeo.
- Un presupuesto de QuickBooks - un presupuesto que llevas en QuickBooks, cuenta por cuenta. Cada cuenta de QuickBooks que nombra ya debe existir en tu catálogo; si la importación se detiene en una, actualiza primero el catálogo desde QuickBooks.
El año fiscal se nombra por el año en que termina, según tu configuración de año fiscal. El primer presupuesto que creas para un año se vuelve su principal - el que usan los reportes a menos que elijas otro - y puedes mover esa marca a cualquier presupuesto del año desde la lista.
La cuadrícula
Las filas son las cuentas de tu estado de resultados, agrupadas como las agrupa el estado de resultados, con la utilidad bruta, la utilidad de operación y la utilidad neta calculadas mientras escribes. Las columnas son los doce meses del año fiscal y un total.
- Escribe en una celda y muévete con las flechas, Tab y Enter, como en una hoja de cálculo.
- Pega un bloque copiado de una hoja de cálculo; cae donde está el cursor. Las celdas que quedarían fuera de la cuadrícula se omiten, y los valores que no son números se dejan como estaban - el aviso dice cuántos de cada uno.
- El menú de una fila puede repartir el total por igual entre los meses, repartirlo como el año pasado (en las proporciones del año pasado), copiar el año pasado tal cual, o limpiar la fila.
- Mostrar reales del año agrega las cifras del año pasado debajo de cada fila, como referencia.
- Copiar como texto de hoja de cálculo pone toda la cuadrícula en el portapapeles.
Los montos van en la dirección normal de la cuenta - una cuenta contra, marcada como tal, también se captura en positivo. Nada se guarda hasta que presionas Guardar; salir con cambios sin guardar pregunta primero. Si alguien más guardó el mismo presupuesto mientras lo tenías abierto, tu guardado se rechaza y la cuadrícula ofrece recargar en lugar de pisar su trabajo.
Bloquear, archivar, borrar
- Bloquea un presupuesto cuando esté aprobado: sigue visible en todos lados y no se puede editar hasta desbloquearlo.
- Archiva un presupuesto para sacarlo de la lista y de los reportes sin perderlo; Mostrar archivados lo vuelve a mostrar y Restaurar lo regresa.
- Borrar elimina el presupuesto y cada monto que contiene, para siempre. Archivar es la opción segura en caso de duda.
Leer el plan contra los libros
Presupuesto vs. reales (Reportes → Estados financieros) es el estado de resultados con el presupuesto al lado: por cada columna, el real, el presupuesto, los pesos por encima o por debajo, y el real como porcentaje del presupuesto. Elige el presupuesto arriba - el principal del año por defecto - y usa los controles del propio estado para el período, las columnas por mes o trimestre, y la base. Un ingreso por encima del presupuesto se lee como favorable y un costo por encima como desfavorable, así que el color te dice hacia dónde fue un número antes de leerlo.
El presupuesto se planea en meses completos. Cuando el período del estado empieza o termina a mitad de mes, la columna de presupuesto lleva el monto del mes entero y la nota al pie lo dice.
Las descargas CSV, PDF y Excel del reporte llevan las mismas columnas. Un presupuesto también se descarga por sí solo desde la lista, como Resumen del presupuesto: el plan por cuenta y mes, con los totales por grupo.
Cuando una cuenta cambia
Un presupuesto apunta a las cuentas por su identidad, no por su nombre o número, así que renombrar o renumerar una cuenta deja su plan en su lugar. Una cuenta con presupuesto no se puede borrar; desactívala, y su fila se queda en la cuadrícula detrás de Mostrar cuentas inactivas.