Clases y ubicaciones
Una clase es una línea de negocio, una cuadrilla o un servicio: podado, retiro de nieve, riego. Una ubicación es un patio, una sucursal o una zona. Etiqueta un gasto, una factura de proveedor, una factura o una línea de asiento con cualquiera de las dos, y el estado de resultados puede mostrar una columna por clase o por ubicación, o solo las líneas de una. QuickBooks vende esto en su plan Plus como seguimiento por clase y ubicación; aquí viene con los libros.
Las clases y ubicaciones viven en Contabilidad → Contabilidad general → Clases y ubicaciones y son parte del libro mayor nativo: Professional en adelante; en Growth vienen con el complemento de Libros. Agregar, renombrar y retirar valores requiere el permiso de contabilidad; quien puede leer reportes puede leer las listas.
Configurarlas
Abre Contabilidad → Contabilidad general → Clases y ubicaciones. Son dos listas con un interruptor entre ellas. Agrega un valor, renómbralo en el lugar, reordena la lista y apaga un valor para retirarlo: un valor retirado se queda en todo lo que ya lo trae y deja de ofrecerse en trabajo nuevo. Un valor solo se puede eliminar mientras nada lo nombre; una vez que un documento o una línea de asiento lo trae, mejor retíralo.
Mantén las listas cortas. De tres a ocho clases es lo que la mayoría de las cuadrillas puede seguir; una clase por cliente es lo que la columna de clientes ya hace por ti.
Etiquetar el trabajo
Cada valor es opcional, y los selectores aparecen solo cuando tus listas tienen algo.
- Gastos y facturas de proveedor llevan una clase y una ubicación en el encabezado: todo el documento es un tipo de trabajo en un lugar. Fijar un gasto a un trabajo, o cargar una línea de factura de proveedor a uno, rellena el espacio que siga vacío con los valores predeterminados del trabajo; tu propia elección siempre gana.
- Facturas llevan el par en el encabezado también. Una factura creada desde un trabajo toma los valores del trabajo; una factura en lote toma un valor solo cuando todos los trabajos del lote coinciden.
- Trabajos llevan el par como valores predeterminados de libros: las facturas y gastos que se escriben contra el trabajo empiezan con ellos.
- Plantillas recurrentes - gastos, facturas de proveedor y facturas - llevan el par y lo copian en cada ocurrencia. Un valor retirado después de escribir la plantilla simplemente se omite desde entonces; el calendario sigue corriendo.
- Líneas de asiento toman su propia clase y ubicación, línea por línea. Una reclasificación conserva las etiquetas del dinero que mueve; una copia las conserva como elecciones propias del asiento nuevo. La importación CSV en Contabilidad → Contabilidad general → Diario → Importar CSV acepta columnas opcionales Clase y Ubicación, emparejadas por nombre con tus valores activos; un nombre desconocido o retirado es un error en esa fila.
Cada línea de un documento asentado lleva las etiquetas del documento - el lado de ingreso o gasto y el lado de efectivo o por pagar por igual - para que un reporte filtrado o cortado cuadre.
El estado de resultados por clase o por ubicación
Abre Reportes → Estado de resultados y luego Personalizar. En Columnas, elige Clases o Ubicaciones: una columna por valor, la de mayor utilidad neta primero, luego Otros después de la vigésima y Sin especificar para las líneas sin etiqueta; la columna Total es el estado simple. En Filtro, elige una clase o una ubicación para leer solo esas líneas: cada renglón y la utilidad neta siguen el filtro, y al abrir una cuenta el registro muestra las mismas líneas. Ambos viajan en la URL, en una vista guardada, en un envío programado y en un paquete de reportes, y cada descarga imprime lo que muestra la pantalla.
El Libro mayor acepta el mismo filtro en Filtrar cuentas, junto a los tipos de cuenta, para que el registro de una cuenta muestre los asientos de una sola clase; su CSV y su libro de trabajo se descargan filtrados.
Las columnas y los filtros por clase o ubicación leen el registro devengado: la proyección de efectivo reubica los montos por cuenta y no tiene equivalente por clase, así que con base en efectivo quedan detenidos con una nota. El balance general, la balanza de comprobación y el estado de flujos de efectivo no aceptan ninguno de los dos: un saldo pertenece al negocio, no a una clase. Un presupuesto también es de todo el negocio, así que Presupuesto vs. reales no acepta filtro por clase o ubicación.
QuickBooks
Si la empresa sincroniza con QuickBooks, asigna cada clase a una Class de QuickBooks y cada ubicación a un Department de QuickBooks (lo que QuickBooks muestra como Location) desde la tarjeta de QuickBooks en Configuración → Conectar → Integraciones. Una factura, un gasto o una factura de proveedor enviada lleva entonces la clase en cada línea y la ubicación en el encabezado; un valor sin asignar no viaja en el envío y queda anotado en el registro de sincronización, nunca se adivina. Una importación asigna en sentido inverso: una compra cuyas líneas traen todas una misma clase de QuickBooks llega aquí con la clase correspondiente, un documento repartido entre clases llega sin ninguna. Si el seguimiento por clase o por ubicación está apagado en la empresa de QuickBooks, la tarjeta lo dice: QuickBooks ignora las referencias hasta que se encienda allá.